Hinweis vorab
Ich habe diesen Text geschrieben, weil mir dieses Thema im Alltag immer wieder begegnet. Die Intention ist nicht, jemanden zu kritisieren oder zu belehren, sondern neue Wege aufzuzeigen, die sich für Leser:innen besser anfühlen.
Ja, es ist erst einmal Arbeit, eine neue Methode zu lernen. Das war bei PDFs genauso – auch die waren irgendwann neu. Der Unterschied ist: Dieser kleine Mehraufwand zahlt sich direkt für die Menschen aus, die Deine Inhalte lesen. Sie können Texte entspannter lesen, auf dem Gerät ihrer Wahl, ohne Zoomen, ohne Frust und ohne dass man selbst zum Technikprofi werden muss.
Wenn Du PDFs verschickst, machst Du nichts „falsch”. Dieser Text erklärt nur, warum es sich heute oft besser anfühlt, Inhalte anders zu lesen.
Vorweg: PDFs zu verschicken war lange Zeit einfach der vernünftigste Weg. Viele Menschen haben sich PDFs irgendwann mühsam angeeignet, weil sie jahrelang gehört haben: „Bitte keine Word-Dateien mehr” oder „Bitte nichts einscannen”. PDFs waren der nächste logische Schritt. Stabiler. Ordentlicher. Sicherer. Kurz gesagt: PDFs waren ein Fortschritt. Und ja: Dafür darf man sich auch kurz auf die Schulter klopfen.
Gleichzeitig hat sich der Alltag weitergedreht. Inhalte sollten heute unabhängig vom Endgerät funktionieren. Auf dem großen Bildschirm genauso wie auf dem Handy im Zug. Texte müssen fließen, nicht zoomen erzwingen. Schriftgrößen passen sich an, Zeilenlängen bleiben lesbar. Man sollte Dinge markieren, kopieren, weiterleiten, wiederfinden können. Kurz: Lesen sollte sich selbstverständlich anfühlen.
Das ist kein Luxus und kein Technik-Gedöns. Es ist einfach Rücksicht auf die Menschen, die das lesen sollen. Das kennt man aus anderen Bereichen längst. Webseiten, die auf dem Desktop gut aussehen, aber auf dem Handy winzig sind, gelten heute als schlecht gemacht. Niemand würde sagen: „Stell Dich nicht so an, zoome halt rein.” Eine Seite ohne mobile Ansicht fühlt sich kaputt an. Genau dieses Gefühl erzeugen PDFs – auch wenn sie gut gemeint sind.
PDFs sind starr. Sie gehen davon aus, dass es genau eine richtige Darstellung gibt: eine feste Seite, eine feste Breite, eine feste Schriftgröße. Das passt vielleicht für Papier. Für das Lesen im Alltag passt es nicht. Auf dem Handy muss man zoomen und schieben. Auf dem Tablet ist es irgendwie dazwischen. Auf dem Laptop oft zu klein oder zu groß. Der Inhalt zwingt dem Gerät sein Format auf, statt sich dem Gerät anzupassen. Das ist nicht nur unbequem, es wirkt alt. So wie Webseiten aus den frühen 2000ern, die auf dem Handy einfach nur verkleinert dargestellt werden.
HTML macht genau das Gegenteil. Der Inhalt bleibt derselbe, aber die Darstellung passt sich an. Das kennt jeder von E-Mails: Auf dem Handy sehen sie anders aus als auf dem Desktop, und trotzdem erwartet niemand, dass sie überall gleich aussehen. Im Gegenteil – wir verlassen uns darauf, dass sie sich sinnvoll anpassen. Genau das sollte auch für Anhänge gelten.
Und ja: „Schick mir HTML” ist als Satz erstmal unpraktisch. Eine .html-Datei als Anhang wirkt für viele wie ein Fremdkörper. Manche wissen nicht, wie man sie öffnet. Manche haben (zurecht) Angst, irgendwas „Komisches” anzuklicken. Darum fängt es sinnvollerweise nicht bei „Dateien” an, sondern bei dem, was die Leute wirklich brauchen: einen Link oder eine gut lesbare E-Mail.
Eine sehr pragmatische erste Variante ist inzwischen: Lass Dir das HTML von einer KI erzeugen. Ganz konkret: Man kann der KI einfach sagen: „Erstell mir eine HTML‑E‑Mail zum Kopieren mit folgendem Inhalt …”. Auch Tabellen, einfache Diagramme und saubere Formatierung sind kein Problem. Das geht nicht nur per Tippen, sondern auch per Sprache. Man kann den Inhalt diktieren und die KI bitten, daraus direkt eine gut lesbare HTML‑Mail zu machen. Für viele ist das deutlich einfacher, als sich mit Formatierungen herumzuschlagen.
Und dann gibt es zwei alltagstaugliche Wege, wie das bei Menschen ankommt: Der erste ist: Die E-Mail selbst ist das Dokument. Also: kein Anhang, sondern der Inhalt steht direkt in der Mail. Viele Mailprogramme können HTML-Mails darstellen. In Thunderbird kann man HTML beim Schreiben einfügen; in Outlook klappt es je nach Variante ebenfalls (z.B. indem man HTML „als Text” in den Nachrichtenkörper einfügt). Trotzdem gilt: E-Mail-HTML hat seine Eigenheiten, also lieber simpel bleiben und einmal an sich selbst testen. (support.mozilla.org)
Der zweite – und oft bessere – Weg ist: ein Link. Der Text liegt als normale Webseite in einem Wiki, in Docs oder an einem Ort, wo er gut lesbar ist. Wenn eine Zugangsbeschränkung notwendig ist, dann eben mit Login. Für Leser:innen ist das simpel: klicken, lesen, fertig. Und für Autor:innen ist es leichter, Dinge nachträglich zu korrigieren, ohne neue Anhänge herumzuschicken. Man kann außerdem sicher sein, immer die aktuelle Version des Dokuments zu lesen.
Nebenbei löst das noch etwas anderes: Wenn Inhalte sowieso an einem festen Ort liegen, muss man nicht jede Änderung per Rundmail verteilen. Dann reichen Benachrichtigungen – zum Beispiel über ein System, das die Leute ohnehin nutzen (GitHub-Notifications, Wiki-Updates, etc.). E-Mail wird wieder das, was sie sein sollte: Kommunikation. Nicht Dateitransport.
Ein weiterer Grund, warum PDFs so beliebt wurden, ist das Gefühl von Sicherheit. Ein PDF gilt als „unveränderlich”. Man hat keine Angst, dass jemand aus Versehen etwas ändert und die Datei dann weiterleitet. Dieses Gefühl ist nachvollziehbar – aber es ist eine Illusion. Technisch lassen sich PDFs problemlos verändern. Es fühlt sich nur so an, als bräuchte man dafür fast kriminelle Energie.
Der eigentliche Wunsch dahinter ist verständlich: Es soll klar sein, was die richtige Version ist. Und genau das lässt sich mit HTML oft besser lösen. Wenn Inhalte als Webseite verschickt werden, liest jede Person denselben Text am selben Ort. Niemand kann ihn lokal „versehentlich” verändern und weiterreichen. Der Link bleibt gleich, der Inhalt ist eindeutig.
PDFs stammen aus einer Zeit, in der Arbeit noch stark papierzentriert war. Sie wurden entwickelt, um Dokumente zuverlässig auszudrucken – unabhängig davon, auf welchem Rechner sie entstanden sind. Die zugrunde liegende Technik kommt aus dem Druckbereich. Das Ziel war nicht Lesen auf Bildschirmen, sondern: überall gleiches Papier.
Das war sinnvoll. Word-Dateien sahen auf unterschiedlichen Systemen unterschiedlich aus. Layouts zerfielen, Schriftarten fehlten, Seiten sprangen. Das PDF versprach Ordnung und Sicherheit: Das sieht bei allen gleich aus. Und man kann es nicht aus Versehen verändern. So wurde das PDF zum Standard. Nicht, weil es besonders gut zu lesen war, sondern weil es ein Produktionsproblem gelöst hat.
Heute werden Inhalte überwiegend digital konsumiert. Auf Handys, Tablets, Laptops, großen Bildschirmen. In wechselnden Situationen, zwischendurch, unterwegs, abends auf dem Sofa. Ein Format, das für den Ausdruck optimiert ist, wird diesem Alltag nicht gerecht. PDFs sind deshalb keine neutrale Wahl. Sie machen das Lesen unnötig anstrengend. Und was anstrengend ist, wird weniger gelesen.
HTML ist dafür gebaut, Inhalte auf unterschiedlichen Geräten gut lesbar zu machen. Entscheidend ist erst einmal das Ergebnis: Texte, die sich gut lesen lassen. Und die naheliegende Frage ist dann natürlich: „Okay – aber wie schreibt man sowas, ohne Webentwickler:in zu sein?” Das lässt sich erstaunlich einfach halten.
Variante A: Man schreibt sehr simples HTML (wirklich: Überschriften, Absätze, Listen, Links) – das reicht für 90%. Variante B: Man schreibt in einem einfacher zu tippenden Format und lässt daraus HTML machen. Der Klassiker dafür ist Markdown: Überschriften mit #, Listen mit -, Links in einer einfachen Schreibweise. Das ist kein Muss, aber oft der bequemste Weg. Variante C: Man lässt es von einer KI erzeugen und schaut nur noch drüber. Damit ist man in der Praxis meist schneller am Ziel, als ein Dokument in Word zu formatieren und anschließend als PDF zu exportieren.
PDFs sind ein Überbleibsel aus der Drucklogik. Sie waren für eine andere Zeit gedacht und für einen anderen Zweck. Wer Inhalte verschickt, sollte sich fragen, wie sie gelesen werden – nicht, wie sie auf Papier aussehen.
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